BARRERAS PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

Los ladrones del tiempo son los diversos imprevistos que nos quitan minutos e inclusive horas de trabajo efectivo e impide que alcancemos nuestros objetivos. Es cualquier cosa que impida que un Ingeniero alcance sus objetivos de la manera más efectiva posible.

Los Desperdiciadores de tiempo se clasifican en Externos e Internos, externos si son provocados por otras personas o internos si son provocados por nosotros mismos.

EXTERNOS, cuando son provocados por otras personas o situaciones:

• Gran flujo de papeles
• El Teléfono
• Los Visitantes
• Las Reuniones
• La Falta de comunicación
• Las Políticas
• Los Procedimientos
• La Falta o el exceso de Información

INTERNOS si son provocados por nosotros mismos:

• La Falta de prioridades
• La Falta de planes
• La Falta de Objetivos claros
• La Postergación
• El Intentar hacer varias actividades a la vez
• La Falta de autodisciplina
• La Falta de habilidad
• La Falta de conocimientos.

Para lograr desarrollar un mejor Manejo del Tiempo debemos aprender a detectar y a combatir los ladrones de nuestro tiempo, estos son los más frecuentes:

• Visitas inesperadas

• Si las hace una persona con la que se tiene confianza su visita puede ser aplazada para otro momento.

• Reuniones 

Deben celebrarse con un respectivo orden del día y procurar regirse completamente a él para evitar que se prolongue la duración de la misma innecesariamente, si algunos de los temas a tratar no son de nuestra incumbencia podemos retirarnos de la reunión cuando se lleguen a ellos.

• Papeleo y lectura 

Es mejor redactar sólo lo importante y tener preparado un mismo texto para contestar las solicitudes similares, la lectura debe ser sólo para los documentos necesarios y se debe hacer con rapidez.

• Desorden

o Si dedicamos un corto tiempo cada día a archivar, evitaremos perder un largo periodo de tiempo buscando un papel en el escritorio entonces realmente vale la pena.

• Comunicación ineficaz

Si no nos comunicamos de forma clara es muy probable que las demás personas realicen mal un trabajo determinado y sea necesario repetirlo, lo cual sería una gran pérdida de tiempo, por eso debemos comunicarnos claramente y comprobar que la otra persona ha entendido lo que le estamos transmitiendo, igualmente hay que escuchar atentamente y preguntar si algo no nos queda claro.

• Escasa disciplina personal

Este es uno de los peores ladrones del tiempo y uno de los más difíciles de corregir pero teniendo en cuenta que no hay recetas mágicas la única forma de cambiar es con voluntad.

Posibles soluciones

• Antes de llamar, planifica la conversación.

• Filtra y agrupa las llamadas para dedicar un tiempo específico a todas ellas.

• Busca excusas para cortar las conversaciones innecesarias.

• Durante las conversaciones, ve directo al grano y permanece en el.

• No revises una y otra vez en nombre de la perfección, cuando los beneficios son pocos o inexistentes.

• Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios.

• Al escribir usa palabras sencillas.

• Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.

• Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar.

• Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbón, elimina documentos y queda todo registrado en la misma hoja.

• Prevé un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones.

• No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento, atiéndelos fuera de tu oficina

• No contribuyas a conversaciones innecesarias

• Aprende a decir NO especialmente cuando te preguntan ¿tienes un minuto?
(Gallego, s.f.)