Conceptos básicos

Conceptos a mostrar:

Administración

La palabra administración viene del latín ad (hacia, dirección, tendencia) y minister (subordinación u obediencia), y significa aquel que realiza una función bajo el mando de otro, es decir, aquel que presta un servicio a otro. La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.


Esta definición se subdivide en cinco partes fundamentales que se explican a continuación:

• Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar: Es decir, realizar un conjunto de actividades o funciones de forma secuencial, que incluye.
• Planificación: Consiste básicamente en elegir y fijar las misiones y objetivos de la organización. Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros. En pocas palabras, es decidir con anticipación lo que se quiere lograr en el futuro y el cómo se lo va a lograr.
• Organización: Consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.
• Dirección: Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración.
• Control: Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medición del desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y la contribución a la corrección de éstas.
• Uso de recursos: Se refiere a la utilización de los distintos tipos de recursos que dispone la organización: humanos, financieros, materiales y de información.
• Actividades de trabajo: Son el conjunto de operaciones o tareas que se realizan en la organización y que al igual que los recursos, son indispensables para el logro de los objetivos establecidos.
•  Logro de objetivos o metas de la organización: Todo el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar la utilización de recursos y la realización de actividades, no son realizados al azar, sino con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización.
• Eficiencia y eficacia: En esencia, la eficacia es el cumplimiento de objetivos y la eficiencia es el logro de objetivos con el empleo de la mínima cantidad de recursos. (Thompson, promo negocio.net, 2008)

Tiempo

Proceso continuo en el cual se suceden acontecimientos que vienen del pasado, pasan por el presente, y van hacia el futuro. De esta definición se puede concluir que los elementos básicos del tiempo son los “Acontecimientos”. La vida se compone de una sucesión de acontecimientos. (Emprendices, 2010)


Algunas de las características del tiempo son:
Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.
Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias de los ejecutivos.
Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.
No se puede comprar.
No se puede atrapar, detener o regresar.
Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. (Fleitman, 2002)

Administración de tiempo

La administración del tiempo consiste en ordenar y sistematizar los periodos de dedicación de las actividades cotidianas que se realiza frecuentemente. (Miramontes, s.f.)


Principios básicos para administrar con eficiencia el tiempo:
Una lista de las actividades de una semana completa facilita la utilización efectiva del tiempo.
Está comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.
Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente.
El tiempo rara vez se utiliza exactamente como se planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.


Características de quienes administran eficientemente el tiempo:
El 80% de los asuntos que llegan los manejan en forma inmediata, los eliminan si no tiene ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo consideran necesario.
Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia.
Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo asignado.
Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen.
Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más corto.
Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas.
Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso.
Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se están logrando los resultados planeados.


Beneficios de la administración del tiempo
Nos guía siempre hacia objetivos, prioridades y caminos que nos conducen a esos objetivos.
Evita el estrés.
Facilita la obtención de resultados más eficaces, eficientes y efectivos.
Podemos obtener más y mejores resultados en menor tiempo y con menor gasto de recursos.
Organiza mejor el trabajo y las otras actividades.
Ayuda al cumplimiento de plazos.
Tenemos más tiempo para nuestros intereses. (Emprendices, 2010)

Administrador

Un administrador es quien controla, ejecuta, maneja, analiza, comunica, vincula, planifica, lidera, negocia, motiva y toma decisiones, entre muchas otras actividades, dentro de una organización, un área, rama, unidad o departamento de la misma, con el propósito de conseguir que se cumplan ciertos objetivos.


Perfil del administrador: habilidades y competencias


• Habilidad técnica. Consiste en utilizar los conocimientos, métodos, técnicas y equipos necesarios para la realización de sus tareas específicas a través de su instrucción, experiencia y educación.


• Habilidad humana. Consiste en la capacidad y el discernimiento para trabajar con personas, comprender sus actitudes y motivaciones y aplicar un liderazgo eficaz.


• Habilidad conceptual. Consiste en la habilidad para comprender las complejidades de la organización global y en el ajuste del comportamiento de la persona dentro de la organización. Esta habilidad permite que la persona se comporte de acuerdo con los objetivos de la organización total y no apenas de acuerdo con los objetivos y las necesidades de su grupo inmediato.


• Habilidad política. Capacidad para mejorar la posición personal, sentar una base de poder y establecer los contactos correctos. Los gerentes que tienen buenas habilidades políticas suelen ser mejores para conseguir recursos que aquellos que no las poseen. También obtienen evaluaciones más altas y logran más ascensos. (gestiopolis, 2001)

Ingeniero

La palabra ingeniero tiene su origen en el vocablo latino "ingenium" (ingenio), que en latín, como en español se refiere a maquinas o artefactos mecánicos, así como también a una disposición innata y natural del espíritu para inventar, "crear", "diseñar". En el idioma ingles se presentan los términos engine=maquina; engineer=ingeniero.


El ingeniero es un hombre que partiendo de conocimientos, ideas, recursos, medios y material humano, construye objetos o productos tecnológicos, realiza proyectos técnicos o desarrolla procesos tecnológicos; su objetivo fundamental es, como planteo general, mejorar la calidad de vida del ser humano. (Alunni, s.f.)


Ingeniero es el que usando conocimiento y técnicas científicas aplicadas, soluciona problemas u optimiza soluciones que afectan directamente a las personas. En general tienen un conocimiento mayor de matemáticas y física, en forma teórica y práctica, aunque también depende mucho de su área de especialización. (Bravo-Lillo, 2007)

EFICIENCIA

La palabra eficiencia hace referencia a los recursos empleados y los resultados obtenidos. Por ello, es una capacidad o cualidad muy apreciada por empresas u organizaciones debido a que en la práctica todo lo que éstas hacen tiene como propósito alcanzar metas u objetivos, con recursos (humanos, financieros, tecnológicos, físicos, de conocimientos, etc.) limitados y (en muchos casos) en situaciones complejas y muy competitivas.


Eficiencia "significa utilización correcta de los recursos (medios de producción) disponibles. Puede definirse mediante la ecuación E=P/R, donde P son los productos resultantes y R los recursos utilizados". Es la óptima utilización de los recursos disponibles para la obtención de resultados deseados"


Por tanto, se puede decir que una empresa, organización, producto o persona es "eficiente" cuando es capaz de obtener resultados deseados mediante la óptima utilización de los recursos disponibles.
(Thompson, PROMO NEGOCIOS.NET, 2008)


Es lograr que la productividad sea favorable o sea es lograr el máximo resultado con una cantidad determinada o mínima de insumos o recursos, lograr los resultados predeterminados o previstos con un mínimo de recursos.


La palabra recurso se utiliza de forma amplia no sólo se hace alusión a los que se necesitan económicamente para llevar a cabo el proceso productivo o el servicio que se brinde sino a todos los que entran a jugar un papel fundamental como los energéticos, los esfuerzos humanos, el factor tiempo, la calidad, etc.


La eficiencia es medible ya sea a través de un indicador o un conjunto de ellos. Constituye una de las bases para lograr la competitividad y la actividad de marketing en la organización.
(Quintero, 2013)

PRODUCTIVIDAD

Genéricamente la productividad tiene ver con la relación insumo-producto, ya que mientras más productos se fabriquen con la misma cantidad de insumo, se dice que la empresa es más productiva. Esta relación está dada por la formula Productos/Insumos=Productividad. Otro factor importante a considerar es la calidad, debido a que se puede producir más unidades de productos con los mismos insumos pero con una calidad deficiente, esto trae resultados catastróficos en la eficacia de la empresa y no contribuye en nada a su crecimiento. Es por este motivo que la productividad tiene que estar acompañada de la calidad para que el concepto sea bien aplicado. (webyempresas.com, s.f.)


Productividad: consiste en la relación producto-insumo en un período específico con el adecuado control de la calidad.


La productividad puede ser elevada cuando:

• Se reducen los insumos y se mantienen los mismos productos. 
• Se incrementan los productos y se reducen los insumos para elaborarlos. 
• Se incrementan los productos con los mismos insumos. 

La productividad puede medirse en relación con la totalidad de insumos empleados, o bien, con la de alguno en particular. Genéricamente, los insumos se dividen en materiales, máquinas y mano de obra.
(AULAFACIL.COM, s.f.)

PRODUCCION

Conjunto de procesos, procedimientos, métodos o técnicas que permiten la obtención de bienes y servicios, gracias a la aplicación sistemática de unas decisiones que tienen como función incrementar el valor de dichos productos para poder satisfacer unas necesidades.


Dentro de este marco conceptual se pueden considerar tres ideas, a saber, la primera relativa a la función de producción, la segunda a la tarea de transformación y la última al sistema de decisiones que componen hoy en día la dirección de operaciones.


Decisiones características de la dirección de operaciones, a saber:
Proceso. Decisiones que implican la elección del tipo de proceso físico, clase de tecnología y de equipos, flujos del proceso, localización y distribución en planta. Aspectos que suelen definir decisiones a largo plazo.
Capacidad. Decisiones para la determinación del volumen de producción a conseguir en el momento y lugar adecuados. Esta capacidad viene dada por el tamaño de la planta o de las instalaciones físicas, son decisiones a largo plazo, aunque también se pueden adaptar otras a corto plazo, como es el caso de aumentar dicha capacidad con subcontratación o turnos adicionales.
Inventarios. Decisiones sobre los inventarios o stocks intermedios, de seguridad para la logística interna y externa, de forma que se conozca qué se debe pedir, cuánto y cuándo solicitarlo.
Fuerza de trabajo. Decisiones sobre la cantidad y la calidad (actitudes, aptitudes y habilidades) de las personas que se implican en las diferentes tareas del sistema.
Calidad. Decisiones que implican poner en marcha las correspondientes acciones para mantener y mejorar, si es posible, los estándares de calidad del producto en todas las etapas de sus operaciones de transformación.


Estos ámbitos de decisión se vinculan a las necesidades que surgen sobre el enfoque de calidad para la mejora constante de los bienes y servicios, desarrollando el denominado «análisis de valor» o «ingeniería del valor».
(udima.es, s.f.)


Cualquier actividad que sirve para crear, fabricar o elaborar bienes y servicios. En un sentido algo más estricto puede decirse que producción económica es cualquier actividad que sirve para satisfacer necesidades humanas creando mercancías o servicios que se destinan al intercambio. En la práctica las empresas enfrentan otros problemas, más difíciles de encarar teóricamente: deben afrontar inversiones de riesgo cuando lanzan al mercado productos cuya aceptación no es completamente conocida; deben adaptarse a las complejas regulaciones que imponen casi todos los Estados, y tienen que lograr, además, un adecuado clima en las relaciones laborales. En todo caso, puede decirse que la teoría de los costos marginales resulta de una indudable utilidad para comprender cómo se alcanza un volumen determinado de producción en condiciones tecnológicas dadas.


El nivel de vida de una comunidad, y el grado de desarrollo económico de la misma, dependen esencialmente de la cantidad de bienes y servicios que estén a su disposición para el consumo y ésta, a su vez, depende de la cantidad de mercancías que sean producidas en un período dado. Cualquiera sea la forma en que se distribuyen los ingresos de una población, ésta tendrá bajos niveles de consumo si el volumen de los bienes disponibles es insuficiente; por ello la riqueza de las sociedades modernas se basa en una expansión enorme de la producción con respecto a la existente en épocas anteriores, y no en las políticas redistributivas que se hayan llevado a cabo.
(eumed.neT, s.f.)

EFICACIA

La eficacia es la capacidad de un sistema para obtener resultados, sin preocuparse por los recursos que deba invertir para ello. La eficiencia es la relación entre los resultados que logra y el costo de los recursos necesarios. En una imagen aproximada, eficacia es a cuántos kilómetros por hora corre un vehículo; eficiencia es cuántos kilómetros hace por litro de combustible, a esa velocidad. En el campo político-social, eficacia es incrementar grandemente las probabilidades de que ocurra algo improbable; eficiencia es la relación entre ese cambio de probabilidad de un resultado y los costos que ello implica.


La excepción es cuando las circunstancias obligan a adoptar una política de emergencia, es decir, centrarse en una sola meta preponderante, en un solo valor, como puede ser, por ejemplo, rechazar la agresión de un invasor externo. En esas emergencias vitales se actúa sólo con criterios de eficacia. Pero esto tiene límites en su duración y en la naturaleza de la situación. La práctica de gobernar permanentemente con criterios de emergencia distorsiona el comportamiento de los grupos y del mismo gobierno, corrompiendo finalmente a la sociedad. (eumed.net, s.f.)


Eficacia: es el grado en que el producto o servicio satisface las necesidades reales y potenciales o expectativas de los clientes o destinatarios. (Quintero, 2013)

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